Snelgids DialoogXpert

DialoogXpert is een communicatieplatform dat voldoet aan alle privacy- en veiligheidseisen, met het gemak van e-mail. DialoogXpert is een ‘whatsapp-achtige’ functie, waarin je in een beveiligde omgeving een gesprek voert. Bijvoorbeeld tussen een bedrijfsarts en een praktijkondersteuner bedrijfsarts of een re-integratiespecialist en een werknemer.

Digitale goedkeuring

DialoogXpert biedt de mogelijkheid documenten uit het dossier digitaal te laten goedkeuren. UWV accepteert deze ondertekening voor de opbouw van het re-integratiedossier. Volgens de beleidsadviseur van UWV is het niet wettelijk voorgeschreven dat alle documenten van het re-integratieverslag voorzien moeten zijn van een fysieke handtekening. Wel moet van elk document duidelijk zijn van wie het afkomstig is en wie er eventueel mee heeft ingestemd. Als dit kan in de vorm van een digitale handtekening, dan voldoet dat.

Hiermee wordt het dus mogelijk om het complete papieren dossier te laten vervallen, want alle documenten kunnen digitaal ondertekend in XpertSuite worden opgeslagen:

• Plan van aanpak
• Bijstellingen op het plan van aanpak
• Eerstejaars en eindevaluaties

Veilig

DialoogExpert zorgt ervoor dat de relevante dossierstukken, zoals bijvoorbeeld foto’s, plannen van aanpak of probleemanalyses niet meer hoeven worden gemaild. Het biedt de mogelijkheid om documenten en gesprekken direct op een veilige manier op te slaan in het dossier.

Bij een bericht zitten de volgende onderdelen:

• Onderwerp
• Deelnemers
• Bericht
• Mogelijkheid om bestanden uit dossier of van lokale schijf toe te voegen

Documenten ondertekenen via DialoogXpert

Onder het tabje ‘Trajectendossier’ staan documenten. Je kunt een document digitaal laten accorderen door de werknemer en de werkgever. Dit gaat als volgt:

Stap 1. Klik op het pijltje onderaan het scherm om een submenu te openen. Hier vind je de optie 'Ondertekening via sms', klik hierop.

Stap 2. Geef de ondertekenaars aan en druk op ‘Verstuur verzoek’.

Stap 3. Het verzoek is verzonden. De status van de ondertekening vanuit de leidinggevende en werknemer is weergegeven.

Stap 4. Als leidinggevende kun je nu het document ondertekenen door op ‘Ondertekenen’ te klikken.

Stap 5. Het ondertekenen gaat via een SMS-code. Je voert hiervoor je mobiele telefoonnummer in en klikt op ‘Verstuur SMS’.

Stap 6. Voer de SMS-code in en klik op ‘Opslaan’.

Stap 7. De status van ondertekening vanuit de werkgever staat nu op ‘Ondertekend’.

Stap 8. Je werknemer ontvangt nu een uitnodiging op zijn/haar e-mailadres om in te loggen.

Je werknemer moet vervolgens eenmalig:

• Aanmelden bij de berichtenservice van XpertSuite
• Akkoord gaan met de gebruiksvoorwaarden en inloggen
• Een wachtwoord invoeren
• Een mobiel nummer invoeren
• Persoonlijke gegevens invullen (voorletter, voornaam en achternaam)

Stap 9. Het te ondertekenen document komt in berichtenbox van je werknemer. Het document kan vervolgens door je werknemer ondertekend worden zoals weergegeven in stap 4.